Der Vorgang für das Onboarding von Lieferanten variiert je nach regulatorischen, gesetzlichen und/oder Systemanforderungen im jeweiligen Land. Im Allgemeinen wird Novelis ggf. die folgenden Unterlagen und Informationen während des Onboarding-Prozesses des Lieferanten anfordern:

• Anmeldeformular
• Lieferanten-Selbstbewertung
• Verhaltenskodex für Lieferanten (unterzeichnet)
• Geheimhaltungsvereinbarung (unterzeichnet)
• Firmenregistrierung
• Steuerliche Registrierungsformulare
• Bankverbindung*
• Qualitätsmanagement-Zertifizierung (IATF, ISO, RoHs)
• MSDS (Material-Sicherheitsdatenblätter)
• Fragebogen/Bestätigung zu Konfliktmineralien (unterschrieben)
• Geschäftsbedingungen
• Die elektronische Überweisung (EFT) ist die Standard-Zahlungsmethode gemäß Definition auf regionaler Basis. Novelis behält sich das Recht vor, für andere Zahlungsarten wie z. B. Bankwechsel Transaktionsgebühren zu erheben.
• **Zusätzliche Unterlagen nach Bedarf

Für Lieferanten von Direktmaterialien und kritischen Verbrauchsmaterialien kann es zusätzliche Anforderungen geben. Beispiele hierfür sind:

• Lieferanten- und Produktqualifikationsprozess
• Anforderungen an das Leistungsmanagement
• Innovationen für mehr Wertschöpfung in der Lieferkette, darunter neue Ideen, Konzepte, Prozesse, Produkte usw.

Anforderungen an die Lieferanten

Von Anbietern wird erwartet, dass sie sich im Coupa Supplier Portal (CSP) anmelden, wenn sie von Novelis dazu aufgefordert werden.   Über CSP können Lieferanten zur Abwicklung von Bestellaufträgen und Rechnungen direkt mit Novelis verbunden werden.

CSP ist ein hervorragendes Instrument zur Überprüfung Ihrer Bestellaufträge und bietet Ihnen die Möglichkeit, mit nur wenigen Klicks eine Rechnung an Novelis zu senden. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Novelis eine korrekte Rechnung erhalten hat und sofort mit der Bearbeitung beginnen kann.

Qualifizierungs- und Genehmigungsprozess

• Zusätzlich zur Vorlage der risikobasierten Lieferantenbewertung ist es möglich, dass Lieferanten aufgefordert werden, Muster einzureichen oder Beispielarbeiten zur Genehmigung durch Mitarbeiter von Novelis Engineering, Operations, Procurement oder Quality durchzuführen. Vor dem Kauf des benötigten Produkts/der benötigten Dienstleistung müssen Lieferanten den Onboarding-Prozess wie auf dieser Seite beschrieben durchlaufen.
• Hinweis: Das Lieferanten-Onboarding ist erforderlich, damit Novelis das Produkt oder die Dienstleistung, die für die Validierungsprüfungen benötigt werden, erwerben kann. Der Lieferant gilt erst dann als „Genehmigter Lieferant“, wenn die verantwortlichen Funktionen den erfolgreichen Qualifizierungsprozess abgezeichnet haben.

Offboarding 

Um die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen, werden die Datensätze der Lieferanten regelmäßig überprüft und aktualisiert und nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität deaktiviert. Novelis Procurement hat die folgenden Regeln und Zeitvorgaben für die Deaktivierung von Lieferanten definiert:

1. Jeder Lieferantenstamm, der 36 Monate lang keine Bestell- und/oder Rechnungs-/Zahlungsaktivität im ERP-System hatte, wird für die Verwendung für Bestellungen und Zahlungen gesperrt. Personenbezogene Daten wie Namen, Kontaktdaten und Bankverbindungen müssen entweder aus dem Lieferantenstamm entfernt oder für normale Geschäftsanwender unsichtbar gemacht werden.
2. Bei Bedarf ist eine Reaktivierung dieser Lieferantenstammdatensätze innerhalb von 12 Monaten nach der Sperrung möglich; dies erfordert jedoch eine Bestätigung der Richtigkeit der Daten durch den Prozess „Vendor Master Request“.
3. Jeder Lieferantenstamm, der 48 Monate lang keine Bestell- und/oder Rechnungs-/Zahlungsaktivität hatte (36 + 12 Monate wie in Absatz I. und II. beschrieben), wird aus den ERP-Produktionssystemen gelöscht und über die definierten IT-Prozesse archiviert. Ausnahmen gelten für einige Kategorien, z. B. für Lieferanten von strategischen CAPEX-Gütern oder kritischen Ersatzteilen.
4. Die dauerhafte Löschung von Daten erfolgt gemäß der Novelis-Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung. Die Daten in Qualitäts- oder Entwicklungsumgebungen müssen regelmäßig aktualisiert werden, um diese Instanzen mit den Produktionssystemen synchron zu halten.